Miksi kirjanpitoa pidetään?

Ennen kuin menen kirjanpidon tekniikkaan kerron lyhyesti mihin kirjanpidolla tiivistetysti pyritään. Samalla pyrin esittämään kirjanpidossa käytettävän tili-sanan merkityksen kirjanpidossa. Kirjanpidossa tilillä kun tarkoitetaan aivan muuta kuin arkisessa kielenkäytössä.

Kirjanpidon voi käsittää muistiinpanojärjestelmänä, jonka tavoitteena on muodostaa yrityksen tuloslaskelma ja tase
Kirjanpidon käsittää minusta helpoiten kokonaisuutena kun ajattelee, että se on tiettyihin sääntöihin perustuva muistiinpanojärjestelmä, jonka tavoitteena on muodostaa yrityksen tuloslaskelma ja tase, jotka selvitä seuraavassa.

Tuloslaskelma
Yrityksen tuloslaskelma on tilikausittain (yleensä vuosi) laadittava laskelma, joka alkaa yrityksen myyntituloista ja josta sen jälkeen vähennetään sen kulut ja päädytään yrityksen tilikauden voittoon tai tappioon. Yrityksen tuloslaskelman muodosta säädetään Kirjanpitoasetuksessa. Tuloslaskelmaa selvitän tarkemmin myöhemmin mutta tuloslaskelman logiikka on se, että mitä ylempänä laskelmassa vähennettävä kulu on sitä läheisemmin se yleensä liittyy yrityksen päätoimintaan. Ensimmäisenä vähennetään esimerkiksi kauppaliikkeessä sen sisään ostamien tavaroiden ostohinnat ja viimeisenä satunnaiset kertaluonteiset kulut ja verot.

Tase
Tuloslaskelma on yrityksen tilinpäätöksen yleensä helpommin tajuttava laskelma. Siinä käytetyt termit ovat usein helpommin myös maallikoille ymmärrettäviä. Ilman kirjanpidon koulutustakin lukija usein ymmärtää mitä esimerkiksi palkkamenot tarkoittavat. Tase sen sijaan on vaikeammin ymmärrettvä ilman asiaan perehtyneisyyttä.

Tase on helpointa ymmärtää kun ajattelee sitä vanhan talon ikkunaruudukkona, jossa on neljä ruutua.

Taseen vastaavaa - Ikkunaruudukon vasemmat ikkunat

Taseen vasen puolisko kertoo yrityksen kirjanpitoon kirjatun omaisuuden. Jos otsikkona olisi "omaisuus" useammatkin ihmiset käsittäisivät mistä siinä on kyse. Englanninkielisissä tilinpäätöksissä käytetään sanaa Assets, joka suomeksi on omaisuus. Taseessa omaisuus jaetaan kahteen erään, joista ylempi on nimeltään "Pysyvät vastaavat" (ylempi ruutu ikkunavertauksessani). Pysyvillä vastaavilla tarkoitetaan pitkäaikaista omaisuutta, joka yrityksessä yleensä on käytössä useita vuosia. Alempi erä "Vaihtuvat vastaavat" taas on omaisuutta, joka yrityksen normaalissa toiminnassa usein vaihtuu vuosittain.

Taseen vastattavaa - ikkunaruudukon oikeat ikkunat

Jos tämän taseen oikean puolen nimi olisi yrityksen rahoituslähteet, se olisi monille ihmisille selkeämpi. Taseen oikealla puolella yksinkertaisesti erotellaan yrityksen rahoitus jaettuna Omaan pääomaan (omistajien sijoitukset ja kertyneet voitot) ja Vieraaseen pääomaan eli erilaisiin lainoihin.

Kirjanpidon tilit
Kirjanpidossa tili on muistiinpanoyksikkö, johon kirjataan muistiin yrityksen liiketoimia. Jokaisella tilillä on määriteltu paikkansa yrityksen tilinpäätöksessä ja näin kirjanpitäjä määritellessään mihin tilille jokin lasku tai kuitti kirjataan päättää mihin kohtaan yrityksen tilinpäätöstä kyseinen liiketapahtuma vaikuttaa.